Todo el mundo presupuesta licencias, parametrización y formación. Casi nadie presupuesta bien el estado de los datos que ya tiene — y esa es la partida que decide el resultado.
Normalmente nos llaman a un programa ERP en dos momentos posibles: justo al principio, o cuatro meses después de la puesta en marcha, cuando finanzas sigue sin poder cerrar el mes. La segunda llamada es mucho más frecuente, y la causa casi siempre es la misma.
La demo no es el problema
Las plataformas ERP modernas son buenas. Odoo, ERPNext y Dynamics hacen todo lo que te enseñó el ingeniero preventa. La diferencia nunca está entre la demo y el producto — está entre los datos de ejemplo impecables de la demo y los once años de realidad acumulada en tu sistema actual.
Esa realidad suele incluir el mismo proveedor dado de alta nueve veces con nueve grafías diferentes, productos cuya unidad de medida cambió en 2021 sin que se actualizaran las líneas históricas, y un plan contable que tres responsables financieros distintos reestructuraron parcialmente, cada uno por su lado.
Qué contiene un plan de migración serio
- Una auditoría de datos antes de elegir la plataforma, no después. Lo que encuentres puede cambiar legítimamente cuál es la plataforma adecuada.
- Una decisión explícita, entidad por entidad, sobre qué se migra, qué se archiva y qué se abandona. No todo merece pasar al nuevo sistema.
- Un responsable designado con nombre y apellidos en el lado del cliente para cada dominio de datos, con autoridad para decidir cuál de las nueve grafías del proveedor es la correcta.
- Al menos tres simulacros completos de migración a un entorno de preproducción, en los que finanzas concilie el resultado cada vez.
- Un plan de reversión por escrito que alguien haya ejecutado de verdad una vez.
La conversación incómoda que conviene tener pronto
La calidad de los datos rara vez es un problema técnico. Es el registro de cómo ha funcionado realmente la empresa, incluidos los apaños que la gente inventó porque el sistema antiguo no encajaba. Limpiarlos exige que alguien con suficiente autoridad decida cuál es la versión válida — y esa decisión no se puede delegar en el integrador.
Los programas que salen bien son aquellos en los que esa conversación ocurre en el primer mes, con el presupuesto y la autoridad correspondientes. Los que fracasan son aquellos en los que ocurre en el octavo mes, en una reunión sobre por qué las cifras no cuadran.