يخصّص الجميع ميزانية للتراخيص والإعداد والتدريب. أما حالة بياناتهم القائمة أصلاً فلا يكاد أحد يرصد لها ميزانية حقيقية، وهي البند الذي يحسم النتيجة.
نُستدعى عادةً إلى مشروع ERP في واحدة من لحظتين: في بدايته تماماً، أو بعد أربعة أشهر من التشغيل الفعلي والإدارة المالية ما زالت تعجز عن إقفال الشهر. والمكالمة الثانية أكثر شيوعاً بكثير، والسبب واحد في كل مرة تقريباً.
العرض التوضيحي ليس المشكلة
منصّات ERP الحديثة جيّدة. وينفّذ كلٌّ من Odoo وERPNext وDynamics ما عرضه عليك مهندس المبيعات. لم تكن الفجوة يوماً بين العرض والمنتج، بل بين البيانات النظيفة المعدّة له و11 عاماً من الواقع المتراكم في نظامك الحالي.
ويشمل هذا الواقع عادةً المورّد نفسه مُدخَلاً تسع مرات بتسع صيغ، ومنتجات تغيّرت وحدة قياسها عام 2021 دون تحديث السجلات السابقة، ودليل حسابات تعاقب عليه ثلاثة مديرين ماليين، أعاد كلٌّ منهم هيكلة جزء منه على طريقته.
ما تتضمّنه خطة جادّة لترحيل البيانات
- تدقيق للبيانات قبل اختيار المنصّة لا بعده. فما تكتشفه قد يغيّر أي المنصّات أنسب لك، وهذا تغيير في محلّه.
- قرار صريح لكل كيان: ما يُرحَّل، وما يُؤرشَف، وما يُترَك. وليس كل شيء يستحق الترحيل.
- مسؤول محدّد بالاسم لدى العميل عن كل مجال بيانات، له صلاحية أن يقرّر أيّ الصيغ التسع لاسم المورّد هي الصحيحة.
- ثلاث عمليات ترحيل تجريبية كاملة على الأقل إلى بيئة مطابقة للإنتاج (staging)، تطابق الإدارة المالية مخرجاتها في كل مرة.
- خطة تراجع مكتوبة سبق أن نفّذها أحدهم مرة واحدة.
الحوار غير المريح الذي يستحق أن يبدأ مبكراً
نادراً ما تكون جودة البيانات مشكلة تقنية. هي سجلٌّ لما جرى عليه العمل في المؤسسة، بما في ذلك الحلول الالتفافية التي ابتكرها الموظفون لأن النظام القديم لم يكن يناسبهم. وتنظيفها يعني أن يقرّر أحد كبار المسؤولين ما الحقيقة، وهو قرار لا يُفوَّض إلى شريك التنفيذ.
تنجح المشاريع التي يجري فيها هذا الحوار في الشهر الأول، بميزانية وصلاحية تليقان به. أما التي تتعثّر فيجري فيها الحوار نفسه في الشهر الثامن، في اجتماع موضوعه: لماذا لا تتطابق الأرقام؟